3、订单系统（HOPESM系统）与使用时机：
一、总公司订单（代号H）：
总公司使用之订单，主要用于新品第一次订货、印花商品及一次性切货商品之订货。
二、电脑订单（代号O）：
分店使用之主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到货日期，主要使用于新品第二次以后订货与正常商品订货。
三、日配订单（代号P）：
分店使用之订单，主要用于生鲜面销商品及杂货日配商品，保质期短且每日配送正常商品之订货。
四、紧急订单（代号E）：
分店使用之订单，主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程中发生可能缺货商品之追加补单。
五、特殊订单（代号S）：
分店使用之订单，主要用于服饰、书籍、音像制品、鞋、香烟、特殊季节、节庆商品（如年节饰品）等不适合以电脑及日配订单方式订货的正常商品。
六、促销订单(代号M)：
主要用于快报商品(促销商品)之订货。
七、其它订单：
区内转货订单：分店使用之订单，主要使用于同一区内分店之间转货（如华东区各分店之间的转货）。
区间转货订单：分店使用之订单，主要使用于不同区分店之间的转货（如华东区xx店与华北区xx店两店间的转货）。
4、订货作业流程：
订货作业分为订单制作、订单确认与催单和到货确认三阶段。
5、订单制作流程：
一、总公司订单（H）：
（一）使用时机：新品与印花商品之订货由采购人员下总公司订单，分店课长可从S106总公司下单明细报表了解采购为分店下单的情况。
（二）课长必须确认下单数量与到货日期符合分店之需求。
（三）若分店认为采购下单量或到货时间异常，应立即联系采购，了解情况，及时修正。未得采购同意，分店不得擅自修改总公司订单之订货量与到货日期，更不得自行删单。
二、电脑订单（O）：
（一）使用时机：分店使用主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到货时间，主要使用于新品第二次以后订货与正常商品之订货（生鲜面销商品与少数特殊商品除外）。
（二）课长阅读S151订货参考报表，确认电脑建议订购量与到货日期（原则上不做修改）；若有修改需在报表上注明修改原因，然后按规定签注姓名、日期与时间后交经理检查签字，再交给物流管理部（课长必须在下午14时前将S151报表交物流管理部）。物流管理部课长检查各课的S151报表，审核课长下单量与到货日期是否合理。若合理，签字后由组员下电脑订单。若修改数量与到货日不合理，则与课长、经理沟通修改的原因并探讨最合理之处理方法，确认后签字交组员下电脑订单。
（三）电脑下单流程：
订单→电脑订单→厂编→Home→预定到货日期→PageDown→修改数量（如需增加品项按Insert→增加数量→Ctrl+F6两下）。
（四）下单注意事项：
1、查看商品是否有待收订单，根据需要删除或修改待收订单。
2、日均销量是否准确，有无季节、类似商品促销等影响因素。
3、注意备注栏的商品促销档期。
4、控制前七后八的订货量。
5、供应商的最低送货量（MOC）。
三、日配订单（P）：
（一）课长在S152日配订单订货报表上填写目测库存、订购数量、交货日期，下午14：00前签名后交物流管理部KEY IN并确认到货日期。
（二）电脑下单流程：
订单→新日配订单输入→厂编→Home→输入预定收货日期→PageDown→输入订购数量→Ctrl+F6两下→订单号码产生→订单立即传真。
四、紧急订单（E）：
（一）使用时机：主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程中可能缺货商品之追加补单。
电脑下单流程：
订单→紧急订单→输入厂商编号→预定到货日期→PageDown→输入货号→输入订购量→Ctrl+F6两下→订单号码产生→订单立即传真。
（二）下单注意事项：
1、大宗、团购订货必须根据有店总签字的大宗订单方可确认下单。
2、业代将大宗单交与物流管理部，物流管理部接单后立即下紧急订单。
3、输入电脑后，订单即自动生成，电脑立即自动传真订单。物流管理部需立即与供应商确认订单与到货时间，然后在大宗订单上（黄联）签上姓名、时间与日期。
五、特殊订单（S）：
（一）使用时机：主要用于服饰、音像、书籍、鞋、香烟、特殊季节、节庆商品（如年节饰品）等不适合以电脑及日配订单方式订货的正常商品。
（二）电脑下单流程：
订单→分店订单→输入厂编→输入预定收货日期→PageDown→输入货号→输入数量→Ctrl+F6两下→订单号码产生。
（三）下单注意事项：
1、此商品的日均销量、最小订购量与送货行程。
2、大家电、书籍、音像制品、服饰、鞋、香烟等特殊商品须检查该厂编所有商品。
3、特殊订单根据需要可修改其数量与到货日期。
六、分店促销订单（M）：
（一）使用时机：主要用于印花（第二次下单）、快报商品的订货。
（二）电脑下单流程：订单→分店订单→输入厂编→促销档期→输入预定收货日期→PageDown→输入货号→输入数量→Ctrl+F6两下→订单号码产生。
（三）下单注意事项：
1、根据每档促销商品的预计销售数量先下百分之五十订单。
2、促销商品上档后，课长每日须根据销售情况及时补单，物流管理部须在下午2点以前传真至供应商并确认。
3、促销订单根据销售情况只可修改数量，不可修改日期。
七、分店间转入/转出订单：
（一）区内转货：详见区内分店转货作业规范。
（二）区间转货：详见跨区分店转货作业规范。
6：订单确认与催单流程：
一、通过电脑检查“订单传真状况”：
（一）根据S191所有传真列示报表，将所有的失败订单手传给供应商。
（二）电脑作业流程：
订单→订单传真状况→选中失败订单按F2列印订单手传给供应商→在S191报表上记录供应商是否收到订单，并签字。
二、通过报表检查确认订单及催单：
（一）使用S170可能缺货报表：
物流管理部催单时注意先催加★品项（加★表示畅销商品），再催其他品项，并将与供应商联系的催单情况注明于报表上，然后签上姓名、日期和时间。
（二）使用S133促销商品销售趋势分析报表：
1、物流管理部必须每日与供应商确认S133报表上待收订单的到货时间，并将催单情况记录于报表上，确保档期促销商品不缺货，并将档期内最后一份S133报表存档。
2、催单注意事项：
（1）无论供应商提前或延后送货，只要订单上注明促销档期即是促销订单，均可享受促销进价。
（2）促销订单不可以修改预定到货日期，以免超出档期时间，故只宜修改订购量。
（三）使用S146促销商品计划报表：
1、每档上档前21天之S146报表会列印下一档促销商品，分店课长可藉此报表了解下一档促销品项。
2、物流管理部应于上档前7天逐一确认所有促销商品待收订单的到货情况，确保上档当日有足够的陈列量。物流管理部需将催单情况写明于S146 报表上并签姓名、日期与时间。若上档前二天（周一）促销商品还未到货，立即汇总“邮报商品到货异常汇总表”至采购处与营运处，请求协助解决，并跟踪处理结果，及时反馈给课长、经理及店总。
（四）使用S158迟交订单明细报表：
1、课长每日阅读此报表，超过预定收货日7天之订单要做删除处理，同时决定是否需要修改其他订单之订购量或预定到货日期，并注明于本报表上，签字后交物流管理部。
2、物流管理部与供应商确认订单迟交原因，若需修改订单，则与供应商确认并催其尽快送货，然后将催单情况详细记录于S158报表上。
3、电脑修改订单流程：
订单→分店订单→End→输入订单号码→Home→Enter→送货日期(修改日期)→PageDown→增加货号或修改数量→Ctrl+F6两下→订单立即传真。
4、注意事项：
删除或修改订单时必须先与供应商联系，确认预定商品是否已送出，再做修改或删除动作；状态“6”、“8”商品之待收订单可直接删除。
三、大宗订单的确认：
（一）大宗订货必须及时下紧急订单，并立即与供应商确认到货时间，到货后立即通知业代及相关课长。
（二）流程：
业代→营运课长→经理→店总→在大宗单签名→留下复印件→黄联交相关课别→下单（如需下单）→催单→到货→通知业代、课长。
6、订单到货确认流程：
一、经理与课长每日根据S103当日收货明细报表与营运课收货检查表检查商品到货情况（详见“收货作业规范”）：
（一）品质（保质期）是否符合收货标准。（参考保质期收货标准表）
（二）商品品项是否齐全。（订购品项须送齐）
（三）商品的订购量与实际到货量是否一致。（超出订购量部分拒收，低于订购量70%视为短交）。
（四）商品的到货日期是否准时。（预定收货日前后一天到货视为准时）。
二、发现异常状况，应及时联系供应商了解原因，并作相应处理：
（一）若发现品质（保质期）不符合收货标准，课长立即通知仓管课，及时汇报经理、店总并追究收货人责任。
（二）商品品项：若短交品项长期无货，建议采购改状态。
（三）商品的订购量与实际到货量不符：若确认此商品无货，立即通知采购处协助解决。
（四）商品的到货日期延迟：联系供应商了解原因，汇总经常迟交之供应商至营运处与采购处，请求协助处理。
三、若供应商促销商品订单不送货：
（一）物流管理部查明原因：
1、此促销商品的进货量若高于采购建档的供货量，则删除待收订单。
2、此促销商品的进货量低于采购建档的供货量，则物流管理部按照此促销订单的品项、数量、再追加一张正常订单，其品项及数量应与促销商品订单一致。
（二）档期结束后，物流管理部根据催单情况汇总促销商品供应商不送货订单，以其相对应的正常订单明细交至仓管课，仓管课在收货时，对照此表进行收货。
（三）仓管课在正常订单收货后发现有与其相对应的促销订单时，做“A”单更正。
四、若供应商促销商品订单短交：
（一）供应商未按照促销订单的下单量送货，仓管课暂不做电脑输入动作，同时填写供应商促销订单送货数量异常汇总表交至物流管理部。
（二）物流管理部收到仓管课的供应商订单汇总表后，应与相关课的课长确定此商品是否还需下单：
如需下单：下正常订单补足短交量，同时填写促销订单收货明细表交仓管课收货备查，认记号改单。
如不需下单：物流管理部通知仓管课将此促销订单电脑输入动作。
（三）对仓管课未输入电脑的订单中的商品，营运部门如出现负库存，请课长暂不做库存调整，等供应商的正常送货量满足了促销订单所要求的订购量后，由仓管课对促销订单直接做电脑输入动作。
7、使用表单：
一、S106总公司下单明细报表。
二、S151电脑订货报表。
三、S152日配订单订货报表
四、S170可能缺货明细报表。
五、S133促销商品销售分析报表。
六、S146促销商品计划报表。
七、S158迟交订单明细报表。
八、S191传真列示报表。
九、S103当日收货明细报表。
来源：联商网06年第7期零售杂志 转载请注明出处！
