瓶盖兑奖，精细管控实现各方共赢

　　——记运用信息系统对瓶盖兑奖过程进行全面管控

　　本文写作源于海鼎团队在协助零售企业全面提升信息化应用水平进程中，面对快速兴起的瓶盖兑奖促销模式，创新求变，提出体系化的瓶盖兑奖信息化解决方案，并在实践中不断磨砺与检验，持续为零售企业创造更新的、更高的价值。

　　一、瓶盖兑奖的业务挑战

　　“天下大事，必做于细”——企业内控管理是超越竞争者、超越自我的需要，是适应激烈竞争环境的必然选择，只有不断提高企业内控管理制度，才能不断提高企业核心竞争力，在激烈的商战中求得新一轮的生存与发展，实现最大利润。

　　随着市场竞争的激烈，许多饮料品类的供应商不断推出瓶盖兑奖的促销活动，以期有效地拉动其饮料销售，并有力提升其品牌形象，最为典型的是康师傅对旗下的系列产品(冰红茶、绿茶、乌龙茶、酸梅汤等)于2010年发动“开瓶有奖，再来一瓶”的全国性促销活动，据称覆盖范围达到“15亿瓶加倍大回馈”。但在没有启用信息系统对该业务进行管理时，零售商或多或少都会遭遇以下的问题和尴尬：

　　1、沦为供应商的搬运工和促销员

　　为了推动其活动的开展，同时又要控制费用，供应商对于零售商一般都规定了一定的兑奖比率，即进多少货，按照兑奖比率兑多少瓶盖的商品。因此，许多零售商被迫采取了“从我这里购物，从我这里兑奖”的原则。而如果为了提高公司的品牌形象和美誉度，采取只要凭瓶盖就可以兑奖的承诺，就必须要承担巨大的库存资金风险。例如河北国大连锁商业有限公司在2010年，仅康师傅饮料兑奖一项就额外增进30余万元的库存。

　　2、内控管理不严，漏洞频发

　　由于零售商内控能力不能适配瓶盖兑奖的需要，因而往往形成众多的管理漏洞，使企业蒙受诸多损失。

　　(1)管理的滞后性。厂商已开始了兑奖活动，但供应商并没通知零售商的业务部门，当顾客拿瓶盖来兑奖时，门店兑也不是，不兑也不是：如果不兑顾客投诉;如果兑奖，兑奖后的门店不知道业务流程如何操作。

　　(2)门店和仓库盘点不准确。因为没有纳入信息系统进行管理，在盘点前如果门店没有处理清楚瓶盖和被兑换商品的库存，会严重影响门店正常商品的盘点盈亏，造成企业损失。

　　(3)供应商的补偿与公司的付出是否成正比没有相应的数据分析为基础。因为全部是手工操作，由于许多不确定因素的产生，无法以有效的数据为依据，与供应商进行谈判，从而使零售企业的损益完全取决于采购人员的谈判能力和与供应商的关系。

　　3、影响门店的正常业务，门店业绩容易受到影响

　　由于促销品采用手工管理，游离于信息系统之外，造成门店的正常商品库存虚高。特别当启用门店自动配货功能后，门店的上下限形同虚设，门店为了保证到货率，根据店长的经验采取的方法，例如：虚调库存上下限或打电话手工报货等。如果门店不注意，就会造成商品的缺货，从而影响销售。

　　4、操作复杂，员工积极性不高

　　(1)操作复杂。因为原来的兑奖管理没有纳入信息系统，门店和配送中心都是手工操作，出现了许多意想不到的情况，各个部门间扯皮现象严重。

　　(2)员工积极性不高。因为供应商进行的兑奖是有时间限制的，且零售商大多人为进行管理，因此会有时间差的问题，经常发生供应商停止兑奖了，但是零售商门店还有未兑换的瓶盖的现象，这样的情况下，店铺员工自行承担损失，严重影响员工积极性。

　　5、供应商工作量也很大，效率不高，门店投诉大

　　为了保证门店的及时兑奖，国大连锁要求供应商上门为门店进行兑奖，大供应商经常要求门店够一定的数量才兑一次，小供应商则是安排业务人员每人每天随时托着饮料，走到哪个店铺理货，就为哪个门店兑换库存，但是往往及时度不能保证，尤其当店铺数量达到一定程度，特别是偏远的门店，兑换商品的频率就会大大降低。

　　6、零售企业退出，重挫消费者信心

　　正是基于上述的种种挑战，许多零售商或旗下的门店选择拒绝操作瓶盖兑奖，从而严重影响消费者体验，引发投诉风潮，也使得供应商开展“加倍大回馈”的美好愿望落空。

　　二、瓶盖兑奖的信息化解决方案

　　针对于以上实际业务中的痛点，迎难而上，海鼎团队本着“流程控制、风险规避”的原则，与零售企业的经营团队一起，在方案设计、实现的过程中进行了充分论证，从而形成了基于HDPOS4.5+OTTER产品，适合于连锁小店，并经过全面验证的“瓶盖兑奖”信息化解决方案。

　　“瓶盖兑奖”信息化解决方案的主要业务流程，如下图所示：

　　
　　“瓶盖兑奖”信息化解决方案在设计时，着重体现了以下理念和方法：

　　1、流程节点的精确控制

　　(1)“瓶盖兑奖”方案对于实际业务涉及到的每个业务节点的关注和管控。在整个兑奖业务中，主要有顾客、门店、配送中心、供应商四个业务节点，他们分别有不同关注点。例如：在门店兑奖的过程中，顾客关心的只是是否能给我兑奖，兑奖的商品是什么;门店关心的则是兑奖后哪个商品的库存减少。在这个场景里面，门店和顾客关注点是不同的，所以在系统流程处理过程中，在每个场景都会把握住不同需求者的关注点，使之充分满足不同顾客的需求。

　　(2)把握细节，操作简单

　　在信息系统处理过程中，对于每个细节进行把握，充分考虑每个场景可能会出现的种种问题，并针对场景设计相应的解决方案。例如门店的兑奖就会有两种场景，第一种场景：顾客当场开瓶盖，发现中奖，会进行瓶盖兑奖，营业员会告诉顾客可以兑奖什么商品。第二种场景：顾客直接拿着瓶盖来兑奖，营业员不知道是哪种饮料的瓶盖(只能分清品牌，商品品种分不清楚)，所以只是根据店铺的库存量来提示顾客兑奖。在这种情况下，对于信息系统就要求既把握让门店员工操作简单，又要保证数据的准确。

　　(3)应用灵活，以充分适配不同的场景需求

　　在实际的应用过程中，对于门店和配送中心的操作是需求简单化、标准化的，但是对于业务人员的谈判方式来说，又是需要多种多样的，目的是为了给公司争取利益的最大化。例如在结算的过程中，信息系统可以支持抵扣账款或商品，或可让供应商以现金形式进行支付。

　　2、成本风险的有效规避

　　(1)管理过程的全透明化。在整个兑奖的过程中，每一次的库存成本转移都会通过各种单据进行记录，保证有据可查，并且量化到单品级别进行严格管理。

　　(2)挤占资金风险降低。通过信息系统的记录，可以准确地分析出来兑奖对于公司资金占用情况，并据此及时进行前景分析与企业决策，以保证库存资金的最大安全。

　　(3)商品库存管理的安全。由于在信息系统中，成功做到商品与兑奖物的库存分开管理，使商品的库存管理更准确及严格，减少了人为舞弊的机会。

　　3、额外利润的成功增加

　　(1)通过有效的数据分析，可能提高业务人员的谈判力度，使之与供应商的谈判做到更为有理有据。例如：供应商本来对于兑奖就会给予零售商一定的补偿或政策，如果我们可以分析出来我们正常进行兑奖会能的费用率及额外产生的费用率，业务人员就可以向供应商多争取补偿或政策优惠。

　　(2)对瓶盖通过有效的流程及单据管理，使之减少操作环节中的费用损失。通过细节的管理，可以使无效损失降到了最低，有效地保证了公司利益的最大化。

　　三、国大实践案例

　　国大连锁公司应用海鼎自主设计研发的兑奖管理信息系统已有6个多月的时间了，在应用的过程中，尽管出现了一些问题，但是通过及时、准确、快速的解决，到目前为止收到了良好的经济效益、社会效益，形成了顾客、供应商、零售商多赢共赢的新局面。

　　1、门店员工普遍反映操作简单，管理便捷。通过信息系统的管理，员工在前台的兑奖操作极为简单，在前台的销售界面按一个快捷键就可以进入兑奖操作的界面，只需要三步就可以完成兑奖操作。

　　2、流程的标准化与统一化。尽管在信息系统中将兑奖业务流程进行单独管理，但是管理节点和正常商品完全一样，对于员工操作的方法和方式也是完全一样的。

　　3、有效减轻供应商的压力，获得供应商积极配合。在试运行的过程中，就有供应商主动找到国大公司，供应商认为让业务人员天天去门店兑奖，供应商业务人员压力大，而且管理不严格、效率也低，所以他们也要求进入兑奖管理。目前，在多家供应商的积极配合下，国大连锁公司对于所有兑奖商品都进行了管理。

　　4、门店管理规范，业绩的保证。通过兑奖管理后，门店均反映商品的库存准确了，自动配货准确了，盘点准确性问题也解决了，业绩一定能比去年有一定的提升。

　　5、有效的收益增长。通过兑奖管理的数据分析，国大连锁预计今年可以比去年对供应商兑奖管理的收益增长8-10%左右。

　　兑奖管理信息系统的提出、设计与实现，是海鼎团队响应市场需求、及时响应瓶盖兑奖的促销新趋势而所作出的积极有益的尝试，已经获得了初步的经济效益、社会效益，实现了顾客、供应商、零售商多赢共赢的新局面。
　　（文/鲁媛(国大) 冯春亮(海鼎)）