电子邮件管理工具Somerield Stores公司带来意想不到的好处

　　电子邮件是一把双刃剑。随着电子邮件越来越成为不可或缺的商业工具，它那巨大的信息量，以及随之而来储存需求，给管理和信息技术带来了重大挑战。

　　Somerfield Stores公司就面临着这样的难题。Somerfield公司在英格兰的Bristol市，是英国的一家领先超市零售商，拥有1,200家连锁店，年销售额接近10亿美元。正如其它任何一家超市零售商一样，Somerfield公司的员工要和他们的供货商联系，并且处理他们各自的购货合同。在有电子邮件之前，所有与供货商的交易都以纸张的形式记录和保存下来。
Colin Clark负责公司的业务管理，他说：“那时候需要有这么一个可爱的文件柜，审计员会过来查阅我们的记录，以确保所有的东西都已记帐并且正确存档。随着电子邮件的出现，问题接踵而来，文件柜哪去了？所有的东西都必须存放在文件夹里，但是这样就会超出邮箱的容量。”

　　他说：“我有3,500位交易伙伴，要保存与他们每个人的来往邮件，那还真是个问题。”

　　为了应对管理和储存的难题，更好地利用电子邮件这一商业工具，Somerfield公司选择了Symantec公司的Enterprise Vault软件解决方案。

　　Symantec公司位于加州Cupertino市，Jeff Hausman是公司的产品营销主管。他说：“Somerfield公司想要找到一个办法来更有效地储存其电子邮件，他们花了很多钱，但存储量还是每年递增30－40％。”自从采用Enterprise Vault系统后，“我们能够每年为他们减少大约30％的储存量。”

　　电子邮件给管理带来了很多挑战。随着使用量的增长，就有必要保持足够的存储量。然而，随着存储需求的扩大，电子邮件系统的成本就会增高。

　　此外，在文档的访问上也要考虑到存储成本。电子邮件在收到后的30天内是最常需要访问的，所以很多公司采用分层系统，把一些老的邮件移到低成本存储器，例如磁带上，以此来替代部分高价存储器。

　　存储需求也会给用户带来麻烦。电脑管理员通常会给邮箱分配容量，以保障电子邮件系统运行顺畅。但是一旦容量不够用，用户就会面临矛盾的处境：是把信息从电子邮件中移出还是完全丢弃？这可能会导致丢失重要信息。

　　Hausman说：“管理及减少你所使用的存储量对于电子邮件的最终用户很有帮助。否则，他们遇到容量的问题……会限制工作效率。”

　　符合法律法规的要求

　　需要提供涉及法律或法规事宜的特定文件时，对电子邮件的高效管理和存档显得尤为重要。对电子邮件进行归档的一个好处就是，这样更容易符合法律法规的要求。这对英国的公司尤其重要，因为英国的商业诉讼期限长达6年。

　　Clark说，使用电子邮件归档一年后，Somerfield公司“应一个管理部门的要求，把我们与三位供货商之间有关价格的通讯记录全部拿出来。我花了大约15分钟的时间，完成了对所需电子邮件的摘录。”而一年前，“一组律师要花上四周的时间才能整理好那些打印出来的文件。我们安装这个系统是为了省钱，而它额外的好处，是让我们能够充分满足法律法规的要求。”

　　经过一段试验期后，Somerfield公司于2002年12月全面推广了Enterprise Vault系统，并且在三个月内就很快地收回了投资。Clark预计，至今为止该系统已经为Somerfield公司节省了100万英镑。

　　Enterprise Vault系统对所有用户收件箱中的电子邮件及其附件进行集中存档，省去了占位符。为了有效利用存储资源，邮件及附件都要被压缩。

　　当邮件信息被转移到档案库中时，它是被复制的，或者说是“单实例存储”的，也就是说，信息被储存起来，用户看见的只是信息的副本。这样做能够节省开支，因为即使信件和附件被发送或者转发，都只需作一次存档。

　　从用户的角度来看，电子邮件的界面没有变化。唯一的区别是微软Outlook的电子邮件图标。不同于通常的邮件图标，用户收件箱内已经存档的邮件图标是一个安全存放标志。
Enterprise Vault系统不仅能够对邮件进行存档，还可以进行分类。Hausman说，在存档时，“你把信息提取出来存放到别处，一般来说是较为便宜的存储媒介中，并且在原来的存储器中留下一个快捷方式。分类就是说把进出该系统的邮件副本放到一个分类邮箱中。你要设置一个分类参数，然后我们就可以获取相关的信息并进行归档。”
那些需要提供相关信息用于诉讼事宜的公司经常用到邮件分类，因为这样可以确保获取所需的每一份信息。

　　不会超出邮箱容量

　　Clark说，Enterprise Vault系统对邮件进行复制，“把它们放到数据库中，对其进行检索及压缩。这样，如果需要某一特定主题的邮件，我只需进入一个基于Alta Vista的搜索引擎，键入我所需的内容，几秒种内，系统就会从大约1200万份邮件中列出一份邮件标题清单，把这些邮件放回到我的收件箱里就行了。”

　　同时，因为Enterprise Vault系统压缩和储存邮件，Somerfield公司的邮箱容量得到了提高，公司用户从不会“超额”使用其邮箱。
这一解决方案同时还让Somerfield Stores公司免受病毒和垃圾邮件的侵袭。Clark说：“过
　
　　去我们每周收到大约10万份电子邮件，其中2万份是垃圾邮件或者与生意无关的邮件。现在，我们每周可以剔除大约3.3万份此类邮件。”

　　Enterprise Vault系统还有一个不同寻常的附带功能，它可以帮助Somerfield Stores公司控制留言。Clark说：“我们曾经有过一个传言，说有人通过电子邮件把我们的全套促销计划都给了一位（供货商），告诉他我们的圣诞销售计划。而我立刻就能够说，‘没有哪个电子邮件发过我们的促销计划，因为我查过了。’”

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