Argos商店和供应链体系一直处于行业领先，但在公司总部，它的每日财务运作用公司的话来说就是“一团糟”。一个新的应付帐款解决方案改变了一切。


    去年阿格斯公司（Argos）聘请了两名员工（相当于一个半全职员工）专门接电话，向发怒的非商品供应商们解释为什么他们还没收到应付帐款。非商品应付帐款（non-merchandise payable, NMP）部门被堆积如山的文书和缩微胶片包围着，这是一个大约三万三千个供应商的庞大数据库。繁重的工作，加上供应商愤怒的质问常常使员工委屈得直掉眼泪，因而总有人辞职不干。

现在，局面完全变化了。庞大的供应商数据库优化为5千家优选供应商，于是来自供应商的电话几乎减半，随着应付帐款系统的日益磨合，问询电话还将继续减少。另外，该部门首次出现稳定的人力资源。

“两年前，我们的所有系统都是人工方式，”负责阿格斯中央财务的管理员Sharon Bessell说。“代码几乎就是猜谜语，文件经常丢失，批准发票要等上几个星期。”

Bessell接受了一项艰巨的任务，就是找一套可靠的软件。最初入选的有16家软件供应商，接着筛选到3家，最终选中了来自SoftCo的预约软件，它能连接现有的Lawson帐户系统，还能自动将经过扫描的发票带入批准程序以及付款阶段。

系统还有有一项功能，如果指定签字人没能立刻签发票，系统会自动把面额超过一定价值的发票转送到更高一级负责人处。另外，系统根据一些关键绩效指标（KPI）帮助NMP部门对供应商进行排序，把总共三万三千个供应商降低到现有的一万一千个，最终目标是确定四到五千个重要合作伙伴。

“2005年5月我们开始的，”Bessell说，“那时促成这件事的主要动力是节约成本。我们之所以开展这个项目是因为这样我们可以节约两名职员，而且在两年半后就能见到收益。就这件事来说，不到十八个月，我们就减少了八名临时职工，今年夏天就开始看到回报了。此外，系统使我们部门能够接受更多工作，而各级预算持有人也节约了签发时间。”

还有一点同样重要，阿格斯现在有资格讨价还价了，75%的NMP发票都能得到按时付款折扣，而以前只有28%。“过去，我们根本没有资本与供应商谈判按时支付折扣，”Sharon Bessell承认，“因为我们知道根本不可能按时支付，更有可能的是因为延期支付面临罚金。”

除了供应商的催款电话减少了47%外，投诉信和内部电话问询也分别降低了36%和38%。“现在供应商来电话大部分会说‘我知道你们会按时付款的，但我老板要我来核对一下……’种类，”Bessell说。“因此，随着供应商对我们现在的快速支付越来越习惯，电话会更少。”

现在，一张发票的支付时间很可能在三天之内——虽然事实上很少有发票这么快速支付的！发票要么以电子方式签收，要么扫描凭条，图象和相关报告、批准工具都能与原有的Lawson系统统一。

    “以前我们的确是IT照不到的地方，”Sharon Bessell说。“阿格斯公司在商品、零售运作方面的IT投资不菲，但我们这个部门严重落后，正是在业务不景气时必须节约行政管理开支，这才使公司注重改善一团糟的NMP运作。”

    SoftCo系统不仅帮助节约了这些成本，还降低了人工处理可能存在的失误，改善了报告、提高了中央管理。就如Bessell所说的：“现在都有可能把支付发票的速度提高一倍了。”